Pendahuluan

Dunia menjadi datar, begitulah Thomas L. Friedman (2006) mengungkapkan pandangannya tentang realitas dunia kini. Pandangan tersebut dituangkan dalam buku yang berjudul The World is Flat. Buku yang menjadi international bestseller ini mengungkapkan bagaimana dunia menjadi datar, menjelaskan bagaimana “uploading’ menjadi salah satu kekuatan yang mendatarkan dunia, pemetaan terhadap kelas menengah baru, melaporkan mengenai kualitas yang perlu ditanamkan oleh orang tua dan guru di Amerika Serikat, panggilan untuk strategi “bumi hijau”, dan laporan mengenai “globalisasi lokal”.

Jika kita mempelajari dan menelaah buku tersebut banyak manfaat yang dapat diambil terlebih bagi siapa saja yang bergerak dalam dunia pendidikan. Apa yang diambil bukan sekedar teori yang dapat memperkaya wawasan kognitif, akan tetapi lebih pada bagaimana menyelaraskan apa yang kita kerjakan dalam cakupan sekolah atau institusi pendidikan dengan tantangan dunia datar agar dapat mempertahankan eksistensi dan terjaganya sustainabilty.

Dalam dunia datar interkoneksitas adalah kebutuhan utama, tanpa interkoneksitas sistem susuh terintegrasi sehingga berjalan lambat dan jauh dari otomatisasi. Pengelolaan sekolah yang terintegrasi memungkinkan semua membentuk sebuah sistem otomatis, kecuali hal-hal yang sifatnya kebijakan.

Pengambil kebijakan dalam dunia pendidikan di segala level terlebih sekolah harus mampu melakukan breakthrough yang tujuan akhirnya adalah menciptakan proses pembelajaran yang baik melalui pengelolaan yang sistematis, karena berawal dari proses yang baik inilah akan dihasilkan out put dengan out come yang berkualitas.

Informasi mengenai apa yang harus ditempuh untuk meningkatkan kualitas proses pembelajaran memang telah banyak ditawarkan. Dalam buku Revolusi Belajar (1999), Quantum Teaching (1999) , dan Multy Creative Learning banyak sekali ide-ide yang brilian untuk diimplementasikan dalam pembelajaran, sayangnya ide-ide tersebut seringkali berhenti pada tataran wawasan kognitif dan hanya menjadi sajian menarik yang dipresentasikan melalui program power point atau yang sejenisnya.

Senyampang dengan teori yang disampaikan Thomas L. Friedman di atas maka hal yang dapat diambil adalah bagaimana memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk meningkatkan kualitas pembelajaran melalui pengelolaan sekolah yang terintegrasi. Untuk itu dalam makalah ini penulis berupaya menyampaikan bentuk pengalaman pembelajaran di sekolah penulis dengan ERP sebagai software, sedangkan APM sebagai hardware nya..

Perkembangan IT di MA Alhikmah 2

Perkembangan IT umumnya ditandai dengan kehadiran sebuah hardware yang bernama komputer, kemudian menyambung dengan akses internet. Komputer tanpa internet informasi akan sulit didapat, demikian juga internet tanpa komputer adalah sesuatu yang mustahil, setidaknya untuk kebanyakan pelajar. Pelajar, demikian guru, akan terasa berat jika harus memakai HP, PDA, dan semacamnya untuk mengakses internet mengingat harga yang relatif mahal bagi kantong mereka.

Di malhikdua, masuknya komputer berawal dari era Pak Tamam saat menjabat kepala sekolah, satu periode sebelum sekarang. Disusul dengan adanya program komputer yang menjadi salah satu pilihan studi bagi siswa. Programnya cukup aplikatif dimana pada libur panjang siswa wajib mengikuti PKL di perusahaan-perusahaan mitra malhikdua.

Internet sendiri masuk pada tahun 2001 dengan mengandalkan jalur telkomnet instan. Akses internet saat itu, walau sebatas email, sangat dirasa manfaatnya karena koneksi malhikdua tidak saja dari institusi dalam negeri, tapi juga menjangkau Mesir, Maroko, dlsb.

Demi kompetensi dan peningkatan SDM, sekolah mengadakan program pelatihan pembuatan website bagi para staff. Hasilnya, website malhikdua.com hadir. Berbanding lurus dengan kehadirannya, orang tua dan alumni mulai memanfaatkan malhikdua.com untuk mengetahui perkembangan sekolah, membaca berita, agenda, hingga sekedar kangen-kangenan.

Era terus berkembang, pembenahan sana-sini terus dilakukan demi penyesuaian-penyesuain. Sekarang, sekolah tidak saja memiliki malhikdua.com, tapi juga malhikdua.sch.id yang mengukir prestasi nasional, blogmalhikdua yang menjadi komunitas blogger keluarga malhikdua, dan INTRANET.

INTRANET hadir karena keterbatasan

Booming internet melanda semua kalangan, tak terkecuali santri (sekaligus siswa) di malhikdua. Terlebih banyak siswa yang mengambil program keterampilan bahasa Inggris memiliki banyak akses ke luar negeri sebagai hasil dari program hunting tourism saat libur panjang kenaikan kelas dari kelas XI ke XII. Bukan itu saja kehadiran BSE (buku siswa elektronik) memberi stimulus yang tidak kecil kepada guru-guru untuk mendownload isi dari BSE tersebut. Kebutuhan yang serba urgen tersebut tidak linier dengan fasilitas yang dimilki serta konflik kepentingan antara pondok yang sangat hati-hati dengan kehadiran internet dan dahaga informasi yang dialami stakeholder malhikdua. Kehatian-hatian pondok didasari atas chaos informasi yang menyatakan internet menjadi media subur untuk penyebaran pornografi. Sebagai bagian dari stakeholder, penulis bersama dengan tim kreatif malhikdua mencari terobosan yang sifatnya win-win solution yakni guru dan siswa dapat mengakses informasi yang dibutuhkan namun juga membentengi agar kesempatan mengakses tersebut benar-benar steril dari hal-hal yang sifatnya negatif. Dari sinilah muncul gagasan untuk mengembangkan program intranet.

Proses kreativitas penulis berawal dari tiga pertanyaan mendasar yakni: Apakah sekolah mempunyai dana yang cukup untuk membangun sebuah infrasruktur IT. Apakah sekolah mempunyai cukup waktu menangani segala kompleksitas IT jika diterapkan dalam sebuah kompleks yang cukup besar. Atau apakah sekolah juga mempunyai akses yang mudah untuk menembus dunia luar, berkompetensi dengan sekolah-sekolah di kota besar yang sudah sedemikian majunya.

Tiga pertanyaan diatas menjadi pemicu kreativitas dari sekolah Malhikdua. Sebab ketiga-tiganya menjadi kendala yang selalu bergulir di setiap periode. Tulisan sebelumnya tidak terlalu mendetail mengungkap bagaimana IT di Malhikdua School dibangun. Nyaris hilang sejarah bagaimana ketua Lab harus merogoh koceknya sendiri untuk membiayai pembengkakan pulsa internet. Saat itu, dengan kondisi yang jauh dari kota hanya telkomnet install satu-satunya koneksi yang bisa dipakai. Sangat mahal. Nyaris pula tak terdengar tentang cerita bagaimana seorang teknisi yang menjadi staff Malhikdua School harus kerja melek lembur siang malam demi menjaga kesiapan komputer di Lab. Komputer.

Sekolah, demikian juga dengan Malhikdua School, walau 100% siswanya adalah santri tak berarti bebas dari tindakan-tindakan vandalism. Seluruh siswa-siswi santri adalah anak muda yang secara psikologis punya kecenderungan keingintahuan yang cukup besar. Daya semangatnya belum cukup mengerti bagaimana memperlakukan Hardware dengan sopan. Tak jarang teknisi harus menginstall berulang-ulang komputer dalam satu waktu akibat kecerobohan mereka. Belum lagi soal virus dan seterusnya. Santri tetaplah santri, yang mana sebagian orang tua menitipkan anaknya karena tidak mampu lagi mendidik. Namun hal tersebut tidak menyurutkan semangat sekolah untuk mewujudkan TIK di Sekolah. Pengalaman pahit bertahun-tahun menjadikan sebab bagaimana hardware utama Intranet musti didesain.

Intranet menuju sistem terintegrasi

Di Sekolah Malhikdua keharusan integrasi ruangan sangat dibutuhkan. Kondisi geografis tidak menguntungkan bagi siswa, guru, dan pengurus sekolah untuk saling berkoordinasi dengan cepat. Antara satu bangunan perpustakaan, lab komputer dengan tata usaha terletak berjauhan. Demikian juga dengan bangunan-bangunan lain seperti asrama, tata busana, perikanan, pengelasan, dan GOR. Untuk mengoptimasi kinerja dan aktivitas penghuni didalamnya konsep ERP sangat dibutuhkan di sekolah malhikdua.

Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Daniel O’Leary (dalam myDeden.Kom) mendefinisikannya ERP sebagai:

ERP systems are computer based systems designed to process an organization’s transactions and facilitate integrated and real-time planning, production, and customer response. In particular ERP systems will be assumed to have certain characteristics’

Dari kedua definisi tersebut, jelas terlihat bahwa konsep ERP dikembangkan dengan latar belakang pemikiran perlunya dilakukan aktivitas pengintegrasian proses secara lintas fungsi di dalam perusahaan, agar dapat lebih responsif terhadap berbagai kebutuhan pelanggan atau “customer”. Dilibatkannya aplikasi atau software dalam konsep ERP adalah semata-mata karena perangkat teknologi tersebut dapat memberikan nilai tambah berupa: penghapusan proses-proses yang tidak perlu (process elimination), penyederhanaan proses-proses yang rumit atau bertele-tele (process simplification), penyatuan proses-proses yang redundan (process integration), dan pengotomatisasian proses-proses yang manual (process automation).

Sebagai tambahan, pengertian integrasi menyangkut hal-hal sebagai berikut: Penghubungan antar berbagai aliran proses kegiatan belajar mengajar.

· Teknik komunikasi.

· Sinkronisasi operasi sekolah.

· Koordinasi operasi sekolah.

Karakteristik tertentu dari ERP yang dimaksud dalam definisi ERP oleh Daniel E. O’Leary, seperti yang dikutip dari website tersebut, di atas meliputi hal-hal sebagai berikut ini:

· Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.

· Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses sekolah.

· Sistem ERP menggunakan database yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.

· Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)

· Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

Untuk mengetahui bagaimana Sistem ERP dapat membantu Sistem operasi sekolah, mari kita perhatikan suatu kasus kecil seperti di bawah ini:

Contoh 1. :

Untuk pelaksanaan ujian semester membutuhkan data ruang, jadwal ujian, jadwal pengawas, dan administrasi siswa. Jadwal ujian dan jadwal pengawas disusun oleh bagian kurikulum, sedangkan data siswa yang berkaitan dengan penempatan ruangan dan nama siswa tiap ruang ditentukan oleh bagian kesiswaan. Jika data siswa per ruang terlambat, maka data pengawas tiap ruang tidak dapat segera disusun karena jumlah ruang belum jelas, tergantung pada pembagian yang dilakukan oleh kesiswaan.

Dari kasus ini dapat dilihat siapa yang belum beres, dan membuktikan bahwa dalam sistem ERP keterlambatan atau ketidakberesan satu pihak berakibat sistem tidak dapat bekerja dengan baik.

Contoh 2.:

Siswa yang administrasi keuangan sebagai prasyarat ujian belum terpenuhi, maka data lolos seleksi tidak dapat masuk ke daftar peserta ujian , sehingga secara otomatis tidak ada nomor kursinya. Untuk itu dicross cek melalui APM untuk mengetahui sebab tidak adanya nomor kursi bagi siswa tersebut .

Gambar ERP

Mekanisme Kerja ERP Sekolah

Bagaimana ERP menentukan kelancaran dalam pembelajaran di MA Alhikmah 2?

Tujuan utama dari program intranet ini tidak semata-mata sebagai ajang alih teknologi namun lebih pada pembelajaran bagi stakeholder malhikdua. Pemanfaatan intranet tidak terbatas pada guru dan siswa namun lebih luas lagi bagi seluruh keluarga pondok pesantren alhikmah 2.

Bentuk implementasi intranet diawali dengan sosialisasi kepada stakeholder malhikdua tentang kehadiran dan manfaat dari intranet. Tim pengelola intranet selanjutnya membuat edaran kepada siapa saja untuk memanfaatkan intranet, dan tentu saja diawali dengan pelatihan karena tidak semua stakeholder malhikdua familiar dengan komputer.

Langkah berikutnya adalah membentuk unit layanan yang bertujuan menerima pesanan informasi bagi siapa saja. Kompilasi dari pesanan selanjutnya diserahkan kepada tim produksi malhikdua untuk mencari sumber baik melalui engine search maupun mencari di media lain. Selanjutnya informasi tersebut (hasil pencarian) di upload di mesin-mesin APM (Acces Machine Point).

Selanjutnya pemesan dapat mendownload secara offline informasi yang dipesan melalui APM (Acces Point Machine) dan dapat meminta hard copynya karena disetiap APM dilengkapi printer.

Penempatan APM sebagai unit kontrol dan monitor jalannya ERP

Pembaca pasti telah mengenal dan sebagian besar telah memanfaatkan ATM (Anjungan Tunai Mandiri). ATM dapat dimanfaatkan oleh siapa saja yang memiliki jaringan dengan ATM tersebut. ATM selalu diisi oleh pihak bank sejumlah uang tunai dan siapa saja yang berkepentingan dapat memanfaatkannya.

Analog dengan konsep ATM, APM juga didesain seperti ATM baik dari segi fisik maupun dari segi kemanfaatan. Bedanya ATM terhubung dengan satelit sedangkan intranet tidak.

Dalam pembuatannya terjadi sharing resources antarprogram keterampilan di malhikdua. Box intranet didesain dan dibuat oleh program keterampilan pengelasan di malhikdua, dan jaringan disusun oleh tim program keterampilan komputer.

Yang bisa dilihat di APM

Isi APM tidak terbatas, tergantung pesanan dari user. Meskipun demikian pengelola mengupload menu utama bagi guru dan siswa berupa: silabus pelajaran, RPP (Rencana program Pembelajaran), kalender pendidikan, dan artikel-artikel pendidikan.

APM juga dapat menjadi ajang komunikasi dua arah antarsiswa dengan siswa, siswa dengan guru, dan guru dengan guru. Bahkan APM juga dapat berisi tugas dari guru, bahkan dapat sebagai media kritik demi mencapai tujuan-tujuan yang sesuai dengan perkembangan dinamis bagi keperluan pengembangan sekolah di masa datang yaitu fleksibilitas, akuntabilitas dan transparansi.

Lebih rincinya ERP terbagi dalam berbagai Sistem Informasi yang semuanya akan terintegrasi saat dioperasionalkan, yaitu :

1. Sistem Informasi Profil (Portal Sekolah) : berisi Profil Sekolah, Visi, Misi, Fasilitas, program-program, Berita/Artikel, kegiatan/agenda, informasi kesiswaan, forum, galeri foto, dan buku tamu.
2. Sistem Informasi Personalia : berisi Data Guru dan Staf untuk mengelola informasi penting tentang tenaga pengajar maupun staf yang terdaftar di sekolah, seperti biodata, pangkat, jabatan, alamat, status bekerja, jam kerja, riwayat pendidikan, riwayat karir, riwayat pelatihan, tingkat kehadiran, info gaji dan lain-lain
3. Sistem Informasi Sarana dan Prasarana : berisi mengenai Manajemen Aset sekolah mulai dari penomoran aset, lokasi aset, penggunaan aset dan jumlah aset
4. Sistem Informasi Keuangan : berisi data pembayaran biaya pendidikan siswa, seperti SPP, uang pembangunan, dan biaya-biaya lain. Data pembayaran tersebut akan ditampilkan dalam format laporan yang akan memudahkan pihak sekolah dalam melakukan pemeriksaan dan evaluasi, seperti :
• Laporan siswa yang belum melakukan pembayaran
• Laporan siswa yang sudah melakukan pembayaran
• Laporan-laporan yang berkenaan dengan honor guru/karyawan
5. Sistem Informasi Siswa : berisi data Penerimaan Siswa Baru, Biodata siswa, Pengelolaan Kenaikan Kelas Siswa (manual maupun otomatis), Pengelolaan Kelulusan/Alumni, Pencetakan Kartu Siswa, dan Pengelolaan Kedisiplinan Siswa
6. Sistem Informasi Akademik : berisi Pengelolaan Kurikulum, Penjadwalan Satuan Pengajaran, Pengelolaan Nilai Akademik Siswa dan Laporan Hasil Studi Siswa, dan Presensi Siswa dalam kegiatan PBM
7. Sistem Informasi Perpustakaan : berisi Pengelolaan buku, Pengelolaan anggota, Transaksi peminjaman dan pengembalian buku, dan Manajemen Arsip Digital
8. Sistem E-Learning : berisi Proses pendidikan menggunakan sistem online maupun intranet bagi siswa dan guru berupa modul sekolah, tanya-jawab, kuis online, maupun tugas-tugas.

Apa impact dari program tersebut?

Adapun beberapa keuntungan dari penggunaan sistem informasi terpadu dalam konsep ERP ini antara lain dapat disebutkan sebagai berikut:

· ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam sekolah, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.

· ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan pembetulan banyak sistem komputer yang terpisah.

· ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya sekedar memonitor saja. Dengan ERP, manajemen tidak hanya mampu untuk menjawab pertanyaan ’Bagaimana keadaan kita ?’ tetapi lebih-lebih mampu menjawab pertanyaan ’Apa yang kita kerjakan untuk menjadi lebih baik ?’

· ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen supply chain dengan kemampuan memadukannya.

Salah satu alasan untuk menerapkan konsep ERP adalah untuk melakukan empowerement terhadap manajemen dan karyawannya. Artinya, yang bersangkutan tidak perlu lagi membuang banyak waktu untuk melakukan proses-proses yang bersifat administratif (non value added activities), melainkan dapat lebih banyak meluangkan waktunya untuk memikirkan hal-hal yang bersifat strategis, seperti: bagaimana mengembangkan perusahaan, bagaimana mencari sumber-sumber pendapatan baru, bagaimana mencari pelanggan lebih banyak, bagaimana menjalin hubungan lebih baik dengan mitra bisnis, dan lain sebagainya.

Hambatan pelaksanaan program ERP

Setiap terobosan baru memerlukan trial dan error yang bermuara pada kesempurnaan dan keberfungsian alat. Dari sisi SDM dibutuhkan individu yang tidak saja mampu secara teknik namun juga harus all out, karena semua proyek di malhikdua bersifat volunteer. Hambatan yang ada terdiri atas tiga yakni dalam proses pembuatan APM, perancangan program, dan menarik user untuk berpartisipasi aktif terhadap program intranet.

Sampai saat ini yang telah kami lakukan baru pada tahapan penyediaan hardware berupa APM dalam setiap lantai, kompilasi data, blue print ERP. Untuk mengoptimalkan butuh jaringan WLAN, perangkat antena radio, dan lain-lain mengingat kondisi antar bangunan saling berjauhan. Kondisi tersebut tentu memerlukan dana yang tidak sedikit, namun cepat atau lambat akan kami realisasikan karena sudah menjadi bagian dari rencana strategis MA Alhikmah 2.

Pustaka :

ERP Infrastruktur Vital sebuah Industri, Linawati, linawati@gmail.com, http://lielien.blogspot.com

Rubrik tanya jawab E-Business oleh DR. Ir. Richardus Eko Indrajit M.Sc., M.B.A.,

The Worl is Flat (terjemahan), Thomas L. Friedman, Jakarta: Dian Rakyat, 2006

www.ebizzasia.com